জিরি ফিলিপ বাণিজ্যিক বার্তা: ছোট ব্যবসা ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের জন্য বাজারে বর্তমান অফার সত্যিই বিস্তৃত. একই সময়ে, সঠিক সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা সত্যিই একটি গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত। সর্বোপরি, আপনি কয়েক সপ্তাহের মধ্যে খুঁজে বের করতে চান না যে আপনি একটি অনুপযুক্ত পছন্দ করেছেন, অন্য অ্যাপ্লিকেশনে স্যুইচ করুন এবং শুরু থেকেই পুরো দলকে প্রশিক্ষণ দিন। তাহলে আপনি কীভাবে ভিড়ের বাজারে নেভিগেট করবেন এবং সর্বশেষ প্রবণতাগুলি বজায় রেখে আপনার সাথে বাড়বে এমন সফ্টওয়্যার বেছে নেবেন?
কিভাবে আপনার ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম সিস্টেম চয়ন করতে হয় এবং তথ্য সফ্টওয়্যারের প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করা উচিত সে সম্পর্কে আমাদের টিপস দেখুন৷
কেন একটি ছোট ব্যবসা ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ব্যবহার?
একটি ব্যবসার এন্টারপ্রাইজ সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার অনেক কারণ রয়েছে। শুধুমাত্র বড় কোম্পানি নয়, যেখানে পুরো কোম্পানি এবং সমস্ত দল জুড়ে সংগঠন বজায় রাখা অবশ্যই একটি বিষয়। কিন্তু ছোট কোম্পানিগুলির জন্যও, যেখানে এই ধরনের একটি ব্যবসায়িক ব্যবস্থাপনা টুল কোম্পানির প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করার জন্য একটি শক্তিশালী হাতিয়ার হতে পারে। এটি দীর্ঘমেয়াদে কোম্পানির প্রতিযোগিতা এবং সাফল্য বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করে.
হতে পারে আপনি এমন পরিস্থিতিতে আছেন যেখানে আপনার কোম্পানি ইতিমধ্যেই কিছু সরঞ্জাম ব্যবহার করছে... একটি চালানের জন্য, একটি যোগাযোগের জন্য, আপনি এক্সেলে নগদ প্রবাহ পরিচালনা করেন, অন্য এক্সেলে আপনার গ্রাহকদের একটি তালিকা, একটি ক্যালেন্ডার, বিবৃতি এবং বাকিগুলি কাগজে রয়েছে . যদি এই সমাধানটি আপনার কাছে কিছুটা বিশৃঙ্খল বলে মনে হয়, তাহলে একটি আরও বিস্তৃত সিস্টেম সন্ধান করুন যা আপনার ব্যবসা পরিচালনার বেশিরভাগ চাহিদা এক জায়গায় কভার করে।
এমনকি ছোট সংস্থাগুলির একটি কোম্পানি পরিচালনা ব্যবস্থা প্রয়োগ করা উচিত এমন প্রধান কারণ:
- দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা উন্নত করা: কার্যকরী এন্টারপ্রাইজ তথ্য সিস্টেম প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা, ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি বা অনুলিপি করার সময় ত্রুটি হ্রাস এবং উল্লেখযোগ্য সময় সাশ্রয় সক্ষম করে। এটি কর্মীদের কর্মদক্ষতা এবং উৎপাদনশীলতার উন্নতি ঘটায় এবং কোম্পানির কর্মক্ষমতা বাড়ায়।
- উন্নত সময় ব্যবস্থাপনা: একটি বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সময়, কাজ এবং প্রকল্পের পরিকল্পনা এবং সংগঠিত করা সহজ করে তোলে, যা কর্মীদের তাদের কাজের উপর আরও বেশি মনোযোগ দিতে এবং চাপ কমাতে দেয়।
- আরও দক্ষ তথ্য আদান-প্রদান এবং ব্যবস্থাপনা: একটি ম্যানেজমেন্ট ইনফরমেশন সিস্টেম ডেটা এবং তথ্য পরিচালনা করতে সাহায্য করে এবং বিভিন্ন বিভাগ এবং কর্মচারীদের মধ্যে ডেটার আরও ভাল অ্যাক্সেস এবং শেয়ারিং সক্ষম করে। এটি কর্মীদের মধ্যে উন্নত সহযোগিতার দিকে নিয়ে যায়, এছাড়াও আপনার কাছে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি এক জায়গায় রয়েছে এবং এর অর্থ কাগজপত্রের মাধ্যমে আর উন্মাতাল অনুসন্ধান করা হবে না।
- আরও সঠিক এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ: কোম্পানির ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কোম্পানির প্রকল্প এবং ক্রিয়াকলাপের স্থিতি সম্পর্কে রিয়েল-টাইম তথ্য সরবরাহ করে, দ্রুত এবং আরও ভাল-অবহিত সিদ্ধান্ত গ্রহণকে সক্ষম করে।
- খরচ কমানো:ছোট ব্যবসার জন্য একটি তথ্য ব্যবস্থা আয় এবং ব্যয়ের আরও ভাল পরিকল্পনা এবং নিয়ন্ত্রণ সক্ষম করে এবং খরচ কমানো যেতে পারে এমন ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে।
একটি কোম্পানি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে কোন ফাংশনগুলি সন্ধান করতে হবে?
অটোমেশন
একটি বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের পুনরাবৃত্তিমূলক প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তা বা পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিতে ত্রুটি এবং সময়ের অপচয় কমানোর জন্য সহজবোধ্য কার্যকলাপের অনুমতি দেওয়া উচিত। অটোমেশন করতে পারেন অন্তর্ভুক্ত, উদাহরণস্বরূপ, পুনরাবৃত্ত চালান, অর্থ প্রদানের অনুস্মারক, স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রেরণ, প্রতিবেদন তৈরি অথবা টেমপ্লেট থেকে কাজ বা প্রকল্প তৈরি করা। এইভাবে, কর্মীদের উপর বোঝা হ্রাস করা যেতে পারে, ত্রুটিগুলি হ্রাস করা যেতে পারে এবং কাজের দক্ষতা উন্নত করা যেতে পারে।
ক্লাউড ডেটা স্টোরেজ
ক্লাউড ডেটা স্টোরেজ ব্যবহার কোম্পানির মধ্যে সহজ এবং নিরাপদ ডেটা শেয়ারিং সক্ষম করতে পারে, সবকিছু পরিষ্কারভাবে এক জায়গায় রয়েছে। এটি যে কোনও স্থান থেকে এবং যে কোনও সময় ডেটা অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়, যা কাজের দক্ষতা বাড়ায় এবং তথ্যের দ্রুত বিনিময় সক্ষম করে। ক্লাউড ডেটা স্টোরেজ এমন সমস্ত কোম্পানির দ্বারা প্রশংসা করা হবে যেখানে দলের সদস্যরা হোম অফিস থেকে কাজ করে, উদাহরণস্বরূপ।
কার্য ব্যবস্থাপনা
ব্যবসা ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার সহজ ট্র্যাকিং এবং কাজ এবং তাদের সময়সীমা পরিচালনার অনুমতি দেওয়া উচিত. এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, কাজগুলি নির্ধারণ এবং বরাদ্দ করা, টাস্ক সমাপ্তির স্থিতি ট্র্যাক করা এবং মুলতুবি থাকা কাজগুলি আপনাকে মনে করিয়ে দেওয়া৷ এই ধন্যবাদ, দলের সদস্যরা পারেন আরও দক্ষতার সাথে কাজ বিতরণ করুন, তাদের কাজের চাপ নিরীক্ষণ করুন এবং নির্ধারিত সমস্ত কাজ সময়মতো সম্পূর্ণ করুন.
প্রকল্প ব্যবস্থাপনা
কোম্পানির ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে কার্যকরী প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সক্ষম করা উচিত, যার মধ্যে প্রকল্পের অগ্রগতির পরিকল্পনা, সমন্বয় এবং পর্যবেক্ষণ সহ। এর মধ্যে রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, বাজেট পরিকল্পনা, প্রকল্পের দক্ষতা এবং লাভজনকতা। এই ধরনের সিস্টেম কোম্পানিকে তার প্রকল্পগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে এবং আরও ভাল ফলাফল এবং লাভ অর্জন করতে দেয়।
আদর্শভাবে, নির্বাচিত টুলটি প্রকল্পের গ্রাফিকাল উপস্থাপনার জন্য একাধিক বিকল্প প্রদান করবে, যেমন কানবান বোর্ড, গ্যান্ট চার্ট বা সারণী ওভারভিউ প্রকল্প, বাজেট, কাজের নিয়োগ, স্থিতি এবং অগ্রগতির সুস্পষ্ট ভিজ্যুয়ালাইজেশনের জন্য।
সিআরএম
ব্যবসা সফ্টওয়্যার গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM) সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত. এটি কোম্পানিকে গ্রাহকদের সাথে আরও কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে এবং তাদের প্রয়োজনীয়তাগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে সক্ষম করে।
যদি সিস্টেমটি আপনাকে একটি একক ব্যবসায়িক ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্মের মধ্যে প্রকল্প পরিচালনা, চালান, চুক্তি ব্যবস্থাপনা বা নগদ প্রবাহ পরিকল্পনার মতো অন্যান্য প্রক্রিয়াগুলির সাথে CRM-কে সারিবদ্ধ করতে দেয়, তাহলে আপনি আপনার গ্রাহকদের একটি 360° দৃষ্টিকোণ থেকে দেখতে পারেন।
কর্মীদের কাজের চাপ ব্যবস্থাপনা
কর্মচারী কাজের চাপ ব্যবস্থাপনা ফাংশন আপনাকে দলের সদস্যদের মধ্যে কাজকে আরও দক্ষতার সাথে বিতরণ করতে সাহায্য করবে এবং এইভাবে তাদের সর্বোত্তম কাজের চাপ অর্জন করতে পারবে। কোম্পানির তথ্য ব্যবস্থার এমনভাবে সময় এবং কাজগুলির পরিকল্পনাকে সক্ষম করা উচিত যাতে সেগুলি ন্যায্যভাবে বিতরণ করা হয় এবং কর্মীদের তাদের ক্ষমতা এবং কাজের পারফরম্যান্স অনুসারে পর্যাপ্তভাবে লোড করা হয়। একই সময়ে, এটি হওয়া উচিত সিস্টেম লোড নিরীক্ষণ করতে সক্ষম এবং, যদি প্রয়োজন হয়, একটি উপযুক্ত সমাধান অফার করুন, উদাহরণস্বরূপ কার্যগুলি পুনঃবন্টন করে বা প্রদত্ত দলে কর্মীদের সংখ্যা বৃদ্ধি করে৷ এটা বর্ধিত উত্পাদনশীলতা এবং কর্মচারী সন্তুষ্টি সক্ষম করবে, যা কোম্পানির দীর্ঘমেয়াদী সাফল্যে অবদান রাখে।
ছোট ব্যবসার জন্য সেরা সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার জন্য টিপস
ছোট ব্যবসার সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময়, আপনার প্রয়োজনগুলি সনাক্ত করা এবং আপনার বাজেট বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ।
এছাড়াও সফ্টওয়্যারটির বাস্তবায়ন এবং ব্যবহারের সহজতা, অন্যান্য সিস্টেম এবং সফ্টওয়্যারের সাথে একীভূত করার ক্ষমতা, মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন এবং বৈশিষ্ট্যগুলির জটিলতা বিবেচনা করুন।
1. আপনার চাহিদা চিহ্নিত করুন:
আপনি সঠিক সফ্টওয়্যার খোঁজা শুরু করার আগে, আপনার ব্যবসা পরিচালনা করতে আপনার কোন ফাংশন এবং বৈশিষ্ট্যগুলি প্রয়োজন তা বিবেচনা করুন৷
মনে রাখবেন যে কিছু সফ্টওয়্যার নির্দিষ্ট শিল্পের জন্য বিশেষ বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে, অন্যগুলি সর্বজনীন এবং বিভিন্ন শিল্পের প্রয়োজনের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া যেতে পারে।
2. সফ্টওয়্যার ইনস্টলেশন এবং ব্যবহার সহজ:
আপনি কত দ্রুত আপনার ব্যবসায় নতুন সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন করতে পারেন এবং এটি ব্যবহার করা কতটা সহজ তা বিবেচনা করুন।
একটি স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস এবং সহজ সেটআপ সহ সফ্টওয়্যার সন্ধান করা সময় বাঁচাতে এবং কর্মচারী প্রশিক্ষণকে কমিয়ে দিতে পারে। আদর্শভাবে, সফ্টওয়্যারটিতে আপনাকে প্রশিক্ষণে সহায়তা করার জন্য অনলাইন টিউটোরিয়াল এবং প্রশিক্ষণ ভিডিও উপলব্ধ রয়েছে, বা পরামর্শের প্রস্তাব দেয় যেখানে আপনি আপনার কোম্পানিতে সিস্টেম বাস্তবায়নের বিষয়ে পরামর্শ করতে পারেন।
3. আর্থিক ব্যবস্থাপনা কার্যকারিতা সহ সমাধান:
আর্থিক ব্যবস্থাপনা কার্যকারিতা সহ আরও উন্নত সফ্টওয়্যার সমাধান ছোট ব্যবসাগুলিকে আর্থিক ক্রিয়াকলাপগুলি ট্র্যাক এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করতে পারে। এটি আপনাকে বর্তমান সময়ে এবং অদূর ভবিষ্যতে বা বাজেট পূরণের আয় এবং ব্যয়ের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেবে। আপনি আগামী মাসগুলির জন্য নগদ প্রবাহের বিকাশ, প্রকল্পগুলির লাভজনকতা এবং দুর্বল পয়েন্টগুলি যেখানে কোম্পানিতে অপ্রয়োজনীয়ভাবে অর্থ ফাঁস হচ্ছে তা অনুমান করতে পারেন।
4. অন্যান্য সিস্টেম এবং সফ্টওয়্যারের সাথে একীকরণের সম্ভাবনা:
আপনি অন্য কোন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন এবং নতুন সফ্টওয়্যারটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং অন্যান্য সিস্টেমের সাথে সহজেই একত্রিত হতে পারে কিনা তা বিবেচনা করুন। একটি অ্যাক্সেসযোগ্য প্রোগ্রামেবল ইন্টারফেস (API) এইভাবে গুরুত্বপূর্ণ। মেক একটি জনপ্রিয় ইন্টিগ্রেশন প্ল্যাটফর্ম, যা উন্নত ইন্টিগ্রেশন এবং অটোমেশন সক্ষম করে।
ডেটা আমদানি এবং রপ্তানি বৈশিষ্ট্য সহ সফ্টওয়্যার সন্ধান করা আপনার কাজকে সহজ করে তুলতে পারে এবং ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি কমিয়ে দিতে পারে।
5. আপনার বাজেট বিবেচনা করুন:
সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময়, আপনার বাজেট বিবেচনা করুন এবং এমন একটি সমাধান খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন যা আপনার চাহিদা পূরণ করে এবং আপনার ব্যবসার জন্য সাশ্রয়ী হয়।
উদ্ধৃতি তুলনা করার সময় সতর্কতা অবলম্বন করুন এবং অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলি উচ্চ মূল্যের জন্য মূল্যবান কিনা তা বিবেচনা করুন। একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল সংস্করণ অবশ্যই একটি বিষয় হওয়া উচিত.
6. মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন অন্তর্ভুক্ত:
বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের একটি মোবাইল সংস্করণের প্রাপ্যতা আপনাকে এবং আপনার কর্মীদের বর্তমান অবস্থান এবং সরঞ্জাম নির্বিশেষে চলতে চলতে সংযুক্ত এবং প্রতিক্রিয়াশীল থাকতে দেয়৷ হাইব্রিড এবং দূরবর্তী দল এবং ক্রিয়াকলাপ পরিচালনা করার ক্ষেত্রে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ।
মনে রাখবেন যে মোবাইল অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করা সহজ এবং বিভিন্ন অপারেটিং সিস্টেমে উপলব্ধ হওয়া উচিত।
7. ব্যাপক রিপোর্টিং ফাংশন:
ব্যাপক রিপোর্টিং ফাংশন সহ একটি সফ্টওয়্যার সমাধান ছোট ব্যবসাগুলিকে আপনার ব্যবসার কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ এবং বিশ্লেষণ করতে, আপনার কার্যকলাপ, প্রকল্প এবং প্রচারণার কার্যকারিতা নিরীক্ষণ করতে সাহায্য করতে পারে যাতে আপনি উদীয়মান পরিস্থিতিতে নমনীয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
আদর্শভাবে, আপনি কোম্পানি সফ্টওয়্যার আপনার আর্থিক কর্মক্ষমতা মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করবে, প্রকল্প এবং কাজের অগ্রগতি, কর্মীদের ক্ষমতা এবং ব্যবহার এবং আরও অনেক কিছু। উপরন্তু, উন্নত সমাধান আপনাকে আপনার নিজস্ব গ্রাফিক রিপোর্ট তৈরি করতে এবং ডেটা একত্রিতকরণ এবং সাজানোর জন্য বিভিন্ন মানদণ্ড সেট করতে দেয়।
8. উপাদানের যোগাযোগ ফাংশন:
চ্যাট টুল বা ফাইল শেয়ারিং এর মত যোগাযোগ বৈশিষ্ট্য সহ সফ্টওয়্যার খোঁজা ব্যবসাগুলিকে কার্যকরভাবে অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ পরিচালনা করতে সহায়তা করতে পারে।
এছাড়াও, ভিডিও কলিংয়ের মতো অন্যান্য যোগাযোগের সরঞ্জামগুলির সাথে একীভূত করতে পারে এমন সফ্টওয়্যার সন্ধান করা সহজ দলের সহযোগিতার জন্য সহায়ক হতে পারে।
ইতিমধ্যে নির্বাচিত?
ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আমাদের মোকাবেলা করার অনেক কিছু আছে এবং প্রায়শই সবকিছু একসাথে টানানো সহজ হয় না। আপনার ব্যবসা পরিচালনার জন্য সঠিক সফ্টওয়্যার সমাধান আপনাকে আপনার প্রতিযোগিতার উপর একটি বড় সুবিধা দিতে পারে। আপনি হঠাৎ একটি ওভারভিউ পাবেন - অর্ডার এবং কাজ এবং তাদের সময়সীমা, গ্রাহক এবং তাদের সাথে যোগাযোগ, নগদ প্রবাহ এবং পৃথক দলের সদস্যদের কাজের চাপ। আপনি কম যোগ মান সহ পুনরাবৃত্তিমূলক কাজে ব্যয় করা অনেক সময় বাঁচাবেন। পরিবর্তে, আপনি আপনার শক্তিকে উদ্ভাবন এবং সমাধানগুলিতে ফোকাস করতে পারেন যা আপনার ব্যবসাকে এগিয়ে নিয়ে যায়।
লেখক: Caflou - ছোট এবং মাঝারি আকারের কোম্পানিগুলির জন্য সমস্ত এক ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম
Caflou আপনাকে কার্যকরভাবে সমগ্র কোম্পানি এবং এর অর্থব্যবস্থা পরিচালনা করতে সাহায্য করবে। এটি আপনাকে নগদ প্রবাহ নিরীক্ষণ করতে এবং এর ভবিষ্যত বিকাশের পূর্বাভাস দেবে। আপনি রুটিন কাজ থেকে পরিত্রাণ পাবেন, ত্রুটির হার কমাবেন, টিমওয়ার্ক উন্নত করবেন এবং কোম্পানির কর্মক্ষমতা বাড়াবেন। সব এক জায়গায়। যেকোনো জায়গা থেকে এবং সাশ্রয়ী মূল্যে।
